Як налаштувати безпеку в робочих чатах: основні поради від Viber
У робочих чатах можна знайти все: від бюджетів на квартал до паролів для електронних скриньок. Щоби ця інформація залишалася захищеною, варто дотримуватись певних правил. Нижче п'ять основних від Rakuten Viber, що допоможуть вести робоче листування безпечніше.
Отже, що варто робити:
Користуватися чатами з паролем
Щоби додатково убезпечити свої робочі листування, варто скористатися прихованими чатами. Наприклад, це може бути чат з бухгалтером, де кожне повідомлення містить конфіденційну інформацію. У Viber такі паролі можна встановити для різних чатів, і для входу в прихований чат завжди запитуватиметься PIN-код.
Як встановити PIN-код для чату: Натиснути і утримувати (Android) або натиснути і перегорнути ліворуч (iOS) потрібний чат => Натиснути “Сховати чат” => Ввести PIN-код.
Встановити таймер на відкриття повідомлення
Для того, щоб інформація не залишалася в чаті назавжди, можна скористатися “Зникомими повідомленнями”. Ця функція дозволяє задати відрізок часу, через який повідомлення буде автоматично видалене — 10 секунд, 1 хвилина, 1 година або 1 день.
Як увімкнути зникомі повідомлення в чаті: Обрати чат, у якому хочете надсилати зникомі повідомлення => Натиснути на назву чату (iOS) або три крапки (Android), щоби перейти до інформації про чат => Натиснути Зникомі повідомлення => Обрати, як довго повідомлення залишатимуться видимими => Ввести повідомлення й натиснути надіслати.
Убезпечити себе та оточуючих у разі підозри на злам акаунту
Від колеги надходять сумнівні повідомлення: прохання позичити гроші, проголосувати у конкурсі, фейкові посилання — це може свідчити про злам акаунту. Що потрібно зробити в такій ситуації:
- Порадити, які кроки має зробити колега: перевірити перелік пристроїв, на яких ще активовано акаунт (у Viber це можна зробити через “Параметри” => “Обліковий запис” => “Компʼютер і планшети”); змінити всі паролі до акаунтів — пошти, соціальних мереж, банківських карток; звернутися до служби підтримки месенджера (у Viber — за посиланням).
- Повідомити про можливий злам акаунту співробітників, клієнтів, підрядників, партнерів — усі робочі контакти, з якими міг вести листування колега. Обовʼязково попередити про шкідливі посилання, за якими не можна переходити.
- Якомога швидше видалити усю інформацію, яка не має потрапити до рук зловмисників, зі спільних чатів.
Відділити робоче спілкування від особистого
Щоби випадково не відправити робоче повідомлення родичам, електрику чи в батьківський чат школи — варто розділити чати по теках. Як виділити робочі листування в окрему папку у Viber: перейти у “Додатково” => Натиснути “Керування папками” => Натиснути Нова папка => Ввести назву папки (наприклад “Робочі чати”) => Натиснути “Далі” (iOS) або на стрілку (Android) => Обрати чати, які хочете додати в нову папку => Натиснути готово. Так робочі листування залишаться в межах вашої команди.
Варто памʼятати: не всій інформації є місце в чатах
Кожна компанія сама визначає для себе перелік інформації, якою не можна ділитися. Зазвичай йдеться про паролі та дані для входу в корпоративні системи, юридичні документи, фінансові звіти, платіжні дані та будь-яка інформація, яка стосується грошей (від зарплат фахівцям до розміру інвестицій), у деяких випадках — навіть розташування офісів чи виробничих потужностей. Такою інформацією краще ділитися через електронну пошту або іншим способом, дозволеним у компанії.
Також варто нагадати, що паролі до всіх акаунтів мають бути різними, неочевидними та регулярно змінюватись.
Найкращий метод захисту від зламу акаунту — реагувати на випередження. Завжди варто бути пильними до підозрілих повідомлень, невідомих контактів, посилань на зовнішні ресурси та вкладених файлів. А наведені правила допоможуть вести робочі листування безпечніше.
