Кольорове чорнило й відступ за лінійку. Як допотопні звітність та облік у ЗСУ шкодять армії

Наша стаття Українська Паперова Армія. Як працює документообіг у ЗСУ і що з цим робити впродовж останнього року набирає нових переглядів і донейтів для роботи редакції. Її незвичність у тому, що ми публікували її ще в 2016 році. Нинішня популярність статті свідчить, що відтоді в армійській бюрократії нічого не змінилося, і це трагічно погано, бо коли у війську є організаційні провали, то бійці закривають їх героїзмом і життям. У сьогоднішньому тексті ми дослідили, як працює армійська безглузда звітність і як вона заважає воювати.

Алі Сафаров у своїй військовій частині відповідає за діловодство. До служби в армії він був юристом однієї з громадських організацій. Автор петиції про зменшення і спрощення документообігу в Збройних силах України.

Командир, наприклад, роти, крім виконання бойових завдань, має вести 16 документів. Зокрема, наприклад, облік видачі мила для миття особового складу в лазні. До того ж він не має права видати більше мила, ніж на одне миття впродовж тижня. Інакше це буде порушенням керівних документів Збройних сил України, і Державне бюро розслідувань зможе взяти його за корупцію, притягнути до відповідальності й опісля красиво відзвітувати.

Загалом до наказу Міністерства оборони про облік військового майна є понад сотня додатків. Це різні форми, в яких зафіксовано, як саме передавати майно.

Так додаток 52 передбачає безліч документів, які мають бути лише в паперовому вигляді. До того ж певні дані додатково слід позначати червоним і зеленим чорнилом. Фактично, є купа дуже формальних вимог, які не впливають на реальний облік, але порушення яких прирівнюють до порушення обліку як такого. На жаль, сьогодні у сфері звітності й обліку в ЗСУ нікого не цікавить реальна робота. Те, що відбувається зараз, — не більш ніж формалізм.

Підпільний акт технічного стану

Є урядова постанова, підготовлена, вочевидь, Міноборони, як брати на облік захоплену у ворога техніку. Так ось, згідно з цією постановою, використовувати трофейну техніку можна лише після складання акту технічного стану, який складає комісія й затверджує Міністерство оборони. Тобто я не можу просто так на “нулі” сісти в захоплений Т-80 і використовувати його за призначенням. Мені слід чекати, поки Міноборони затвердить акт технічного стану, який раніше затвердить комісія.

А найцікавіше, що для трофейної техніки, захопленої нашими партизанами на окупованих територіях, також треба складати акт технічного стану. Щоправда, цей акт має затверджувати вже не Міністерство оборони, а керівництво місцевого руху опору. Водночас цей акт має бути складеним за встановленим Міноборони зразком із зазначенням номерів агрегатів, вузлів, коробки передач, номера прицілу, гармати й багатьох інших речей.

Запустити ракету значно легше, ніж списати

Припустімо, ми дивимося натхненні кадри, як українськими ракетами збивають якісь “Калібри” чи “Шахеди”. А я як штабний працівник у цих кадрах бачу велетенську майбутню роботу з їх списання. Бо є такий наказ № 81, який визначає, як списувати зброю. Якщо це стосується запущеної ракети, то треба написати акт її запуску, а до нього докласти акт технічного стану ракети на мить запуску. До того ж загальна процедура списання ракети під час ведення бойових дій така сама, як і при пуску ракети на полігоні, хоча в нас уже дев’ятий рік триває війна.

Слід скласти акт технічного стану, який має підписати комісія, скласти акт пуску ракети, який підписує командир частини, подати все на довольчий орган, тобто на один з підрозділів Міністерства оборони, який завідує конкретно цими ракетами. І лише після того, як вони їх спишуть, з’являться правові підстави отримати нові ракети.

Слід скласти акт технічного стану, який має підписати комісія, скласти акт пуску ракети, який підписує командир частини, подати все на довольчий орган

Ця процедура передбачає дуже багато кроків, і навіть якщо всі намагаються все зробити максимально швидко, за один день цього ніяк не залагодити. До того ж усе це в нас зав’язано на одних і тих самих органах, які мають завідувати сотнями чи навіть тисячами таких ракет.

Щодо снарядів чи патронів, то якщо йдеться про стрільби не на фронті, то після стрільби слід зібрати гільзи. До того ж якщо кількість гільз не збігається з кількістю відстріляних патронів, то командир зобов’язаний перевірити, чи не вкрав їх хтось, бо за замовчуванням чомусь вважають, що якщо патрони не відстріляли, то їх украли.

Волонтерське майно

Волонтер передає на баланс частини якесь майно — авто, тепловізор, дрон, і його приймають за актом приймання-передачі. Але водночас необхідно встановити ціну цього майна. Чек, який покаже волонтер, не годиться, треба визначати ціну.

Але передавання такого майна на баланс частини збільшує бюджет військової частини як юридичної особи на рік. Тому багато військових частин уникають брати собі на баланс волонтерську допомогу.

Дрони не передбачено в більшості військових підрозділів. Те, що вони потрібні, не причина змінювати штатні розписи

Треба відправляти в довольчий орган звіт, що отримано певну техніку, до того ж слід узгодити, як правильно ця техніка називається, чи є вона в штаті цього підрозділу. Наприклад, дрони не передбачено в більшості військових підрозділів. Те, що вони реально потрібні, чомусь не є підставою змінювати штатні розписи. Якщо чогось у штаті немає, то командування має право забрати волонтерську допомогу з цього підрозділу й перекинути в інше місце.

Починаючи з дронів і закінчуючи авто — все може опинитися в іншому місці з іншими завданнями. Тому багато хто записує таке майно на конкретних фізичних осіб, бо якщо отримала конкретна фізична особа, то це вже не допомога Збройним силам, відповідно до законодавства.

Списання втраченого в бойових діях майна й пошук винних

Загалом керівні документи Збройних сил України не передбачають такого поняття, як війна. За сутністю своєю вони не уявляють, що зброя може бути знищена внаслідок бойових дій, а не тому, що якийсь прапорщик її вкрав. Уся документація, весь облік націлений на те, що якщо десь щось зникло — отже, це вкрав прапорщик.

Тому навіть якщо зброю знищено ракетним ударом, усе одно має бути службове розслідування, щоб встановити наявність чи відсутність вини військовослужбовців у тому, що цю зброю знищено.

До того ж чомусь більшість командирів вважають, що якщо не встановлено конкретної особи, яку треба притягнути до відповідальності, отже, службове розслідування не було проведено. Навіть якщо це був ворожий ракетний удар — усе одно треба знайти якогось винного принаймні в тому, що він неправильно складав журнали обліку документів й тому ворог знищив зброю.

У нашій частині багато зброї було знищено внаслідок бойових дій. Списати її можна переважно лише через Київ, окрім дрібничок, які можна все ж таки списати командирам частини. І зважаючи на те, що втрати підрозділів справді великі, а все замикається на відділі в Києві, більшість зброї залишається на обліку, вона “висить” далі в документах, нібито вона є, хоча насправді її вже давно немає.

Іноді може доходити до смішного, коли вартість паперу, витраченого на процедуру списання, може перевищувати вартість речі, яку слід списати. Але логіка поки що працює в такому напрямі: якщо не забезпечити відповідний контроль, то всі крастимуть. Наприклад, до комплекту пістолета належить сам пістолет, два магазини до нього, кобура й ремінець, який кріпить пістолет до кобури.

Якщо військовий загубив ремінець від кобури, то має бути призначене службове розслідування

І якщо військовослужбовець загубив цей ремінець, то має бути призначене службове розслідування. Службове розслідування призначають наказом командира частини, в якому розписується, хто це розслідування має проводити. Той, хто його проводить, повинен з’ясувати всі обставини, взяти пояснення у військовослужбовця, який загубив ремінець, з’ясувати наявність вини й усе це ретельно записати.

Після завершення службового розслідування видають наказ про завершення службового розслідування, в якому визначають санкції щодо військовослужбовця, який загубив цей ремінець. Уявляєте, скільки на це все треба перевести паперу? А сам ремінець коштує близько 50 грн. Тому, звісно, в такій ситуації простіше купити десь на OLX власним коштом такий самий ремінець, ніж проходити всі ці бюрократичні перипетії.

Як і в козацькі часи, все діловодство в сучасній українській армії ведеться на папері

Є наказ 370 Міністерства оборони і 51 додаток до нього з діловодства, який прописує розмір шрифтів, відступи в документах. Треба скасувати ці вимоги й усі інші, що стосуються якихось дуже формальних ознак. Бо багато перевіряльників не дивляться на суть документів, вони беруть лінійку й починають перевіряти відступ.

Або, наприклад, вимога до написання всього прізвища прописними літерами. Мені завертають вже завірені документи, де все прізвище не написано великими літерами. Усі ці формальні вимоги треба скасувати. У документі має просто бути викладено певну інформацію: що, де, хто. В якому форматі, яким шрифтом її зафіксовано — неважливо. Це точно не потребує жодних додаткових витрат з бюджету і відразу зникне купа додаткових проблем. Але в такому разі купа різних офіцерів з’ясує, що вони нічого не робили впродовж усієї своєї служби, окрім того, що лінійкою міряли відступи.

Армія має відмовитися від формального підходу

Я написав петицію про зменшення і спрощення документообігу в ЗСУ, виходячи з таких моментів: максимальне використання електронного документообігу, до того ж для цього не треба вигадувати велосипед. Ми беремо якусь велику ритейлингову компанію на зразок АТБ, через які проходять тисячі найменувань товарів щоденно. У них уже є програмний компонент, який це все фіксує. Зробити зось схоже в армії абсолютно можливо, просто треба комусь вчитися й докласти трохи зусиль.

Щодо зменшення кількості органів контролю й можливості розв’язувати низку питань на місцях командирами частин. Зараз дуже багато елементів списують за особистим підписом міністра оборони, зокрема навіть тенти до вантажівок. Купа військовослужбовців готують документи, ставлять свої резолюції, але кінцевий підпис — міністра оборони. Якщо, наприклад, списують електронне обладнання, то його не можна просто списати, а треба розібрати, обліковувати, де там срібло було, де золото. Навіть, якщо там просто смішна кількість дорогих металів — їх усе одно слід обліковувати.

Електронне обладнання треба розібрати, обліковувати, де там срібло було, де золото

Щонайменше під час воєнного стану, ведення воєнних дій необхідно спростити списання майна та зменшити кількість документів у підрозділі. Слід пам’ятати, що кінцева мета документообігу — фіксувати інформацію. Щоб у підрозділі знали, що в них є — з людей, з продовольства, з боєприпасів. Усе це можна робити не двадцять разів переписуючи одну й ту саму інформацію в різних формах і табличках, а зробивши один документ, з якого потім брати, що потрібно. А зараз усе відбувається так, що дуже важко оперативно знайти й передати інформацію, зважаючи, що все перебуває на паперових носіях.

У нас паралельно існують керівні документи Збройних сил України й реальний порядок, і вони не дуже перетинаються. Бо реальний порядок — це коли якісь питання розв’язують на основі взаємодії командирів між собою, на особистих зв’язках і довірі. Але всі чудово розуміють, що будь-якої миті аудит може притягнути будь-кого до кримінальної відповідальності, бо такі дії не відповідали керівним документам.

Дмитро, військовий логіст, до армії працював фінансистом:

В армії досі користуються старими штатними розкладами. Є певна структура бригади, батальйона, в цій структурі визначено певні підрозділи, в підрозділах — певні посади. Ці посади роздають, бо їх просто треба заповнити. Є посади, які взагалі купи не тримаються, але їх усе одно роздають. Наприклад, у підрозділі немає на балансі транспортного засобу, але хтось числиться водієм, бо такий штатний розпис.

Або навпаки — я займався свого часу радіоелектронною боротьбою, але на рівні батальйону таку посаду не передбачено, тому я числився діловодом, але займався паралельно РЕБом. Чому така негнучкість досі — складне питання. Це те, що давно треба було впорядкувати й можна було впорядкувати, але чого так і не зробили.

Найбезглуздіше — це документообіг у паперовому вигляді

Найбезглуздіше — це документообіг у паперовому вигляді. Це щонайменше нераціональне використання людського ресурсу, колосальна затримка щодо часу збору й опрацюванню інформації, і це просто технічно вкрай незручно. У нас третє тисячоліття й вимога вести документообіг на папері, заповнювати паперові журнали — це дно.

У мене є досвід роботи в мирному житті головним бухгалтером, я якраз потрапив на час, коли загалом документообіг був паперовим і ми лише переходили на електронний. Це буквально в десять разів зменшує кількість задіяного персоналу й у десятки разів зменшує обсяг оброблюваної інформації. Плюс зручність та якість обробки інформації.

Нам колись у частину завезли партію зимових берців. Усі спочатку дуже раділи цій інформації, але коли взуття прибуло, то виявилося, що його розміри взагалі не відповідали нашим запитам. За умови цифрового обліку таких дурниць узагалі не може бути. Перед відправленням усі одразу бачать, на які розміри є запит. При електронному обліку ми можемо групувати інформацію в будь-який зручний нам спосіб, узгоджувати запит і пропозицію.

Склад одразу бачить, що в нього є, що може дати, і він бачить, де саме в цьому є потреба. Оскільки облік паперовий і неповороткий, у нас бували випадки, коли приходять якісь речі, що лежать на складі, коли вони вкрай потрібні десь у війську.

Усі ці відмовки, що якусь цінну інформацію в електронній формі може викрасти ворог — це дурниці. Способи зашифрувати цю інформацію — не складні. Була б воля, це все давно зробили б. НАТО чомусь не боїться, що в них облік не на папері.

І ще одне — що точніший і оперативніший облік, то точнішу й оперативнішу інформацію матиме наше командування. Якщо, наприклад, вони знають, що якась частина не отримала зимового взуття, то дійсно виникає питання, чи можна її кидати кудись у зону бойових дій. І навпаки, якщо напевно відомо, що якась частина в тилу принаймні на 90 % укомплектована всім необхідним, то логічно, що її можна буде вивести туди, де від неї буде більше користі.

Щодо волонтерського майна, тут діє такий принцип: якщо не поставив на облік і втратив — з тебе ніхто не запитає; поставив — матимеш проблеми. У нас волонтерський автомобіль у перший день поїхав на нуль, попав під обстріл, від автомобіля нічого не залишилося. Якби ми поставили його на баланс, то потім списати його стало б колосальною проблемою.

Так само й з іншим майном. Потрапило під обстріл чи згоріло передане волонтерами майно. Я записав про це відео, перекинув волонтерам, вони виділили кошти ц ми знову купили те саме. У разі армійського майна — поки ти його не спишеш, то не маєш права претендувати на повторне отримання, а процедура зі списання громіздка та довга. Це те, чого точно не можна розв’язати за один день: сьогодні ти його втратив і сьогодні ж усе розв’язав щодо документів. Буде збиратися комісія, розглядати питання, чи справді воно втрачено.

Загалом, максимально намагаються не видавати ЗСУшні речі, якщо тому є якась альтернатива. Намагаються навіть відмовити — та тобі його не треба. Наприклад, зайшли до нас на склад офіційні ЗСУшні футболки. Я знаю, що вони є, що маю право їх отримати. Я підходжу до начречі й кажу, щоб виписав мені, а він відповідає: "Та нащо тобі, у тебе що футболок немає". Потім, каже: "Ну добре, я тобі видам, але волонтерські". Коротше кажучи, я його два тижні вмоляв, поки він видав те, що по праву належало мені. А пояснити все просто — легше не видавати, щоб потім не списувати.

абзац бюрократія зсу совок армія